Afas: Hubl desktop applicatie gebruiken Afas: facturen via de mail inlezen

Introductie

Afas kan via de functie E-facturen inkomende facturen en het bijbehorende boekingsvoorstel automatisch inlezen vanaf een locatie op je computer of netwerk. We gaan Hubl de PDF’s en boekingsvoorstellen op deze plaats laten wegschrijven. Op die manier komen jouw facturen zonder verdere tussenkomst automatisch in Afas te staan.

Introductie

1 Hubl instellen

We gaan er eerst voor zorgen dat Hubl jouw facturen automatisch inleest en voorziet van een boekingsvoorstel. Daarvoor moet je aangeven waar je jouw digitale facturen opslaat (‘input folder’) en waar Hubl deze facturen met het bijbehorende boekingsvoorstel mag wegschrijven (‘output folder’).

Je kunt deze mappen in Hubl instellen via ‘Settings’, ga vervolgens naar ‘Instellingen’ en selecteer de juiste mappen.

Tip: wil je in Hubl meer administraties toevoegen, maak dan in de ‘input folder’ voor iedere administratie een aparte subfolder aan. Vernoem elke subfolder naar de administratiecode of administratienaam.

Hubl instellen

2 Zet een factuur klaar

Om Afas goed te kunnen instellen, moeten we zorgen dat er in de ‘output folder’ een boekingsvoorstel klaarstaat (je kunt deze desgewenst later weer verwijderen, nog voordat deze definitief wordt geboekt).

Het klaarzetten van een boekingsvoorstel doe je als volgt:

Sla een digitale factuur (PDF, JPG of TIFF) op in de ‘input folder’ van Hubl (droppen via het Hubl dashboard kan natuurlijk ook). Hubl gaat direct met je factuur aan de slag en plaatst nu zowel de factuur als het bijbehorende boekingsvoorstel in het juiste formaat in de ‘output folder’.

Tip: heb je meer administraties aangemaakt? Herhaal dit dan voor iedere administratie afzonderlijk.

Zet een factuur klaar

3 Afas voorbereiden

We gaan nu Afas zo instellen, dat het door Hubl gemaakte boekingsvoorstel samen met de PDF automatisch door Afas wordt ingelezen.

Start Afas Profit, selecteer de juiste administratie en kies in het linker menu de optie ‘Financieel’. Selecteer onder ‘Crediteur’ de optie ‘E-factuur’. Kies ‘+Nieuw’ en selecteer via het dialoogvenster de hierboven aangemaakte ‘output-folder’ (je vindt deze map onder de map ‘Network’). Klik ‘Volgende’ en ‘Voltooien’ om de factuur die je hierboven hebt klaargezet in Afas te importeren. Je hebt Afas nu correct ingesteld.

Let op: Staat er in de output folder geen factuur klaar, dan geeft Afas een foutmelding en kun je
niet verder.

Afas voorbereiden

Check...And ready for take off!

Om de factuur in Afas te boeken, klik je op ‘Alle E-facturen’, selecteer je een factuur uit de lijst en klik je op ‘1. Boeken inkoopfactuur’. Hubl en Afas zijn nu correct ingesteld om facturen automatisch te verwerken.

Introductie

Afas Profit biedt de mogelijkheid om inkoopfacturen per email in te lezen. Door je inkoopfacturen via Hubl naar Afas door te sturen, worden je facturen gedigitaliseerd en komen ze in Afas automatisch als boekingsvoorstel in de E-facturen module klaar te staan.

Introductie

1 Hubl portaal

We gaan er eerst voor zorgen dat Hubl de facturen die je aanbiedt via de mail doorstuurt naar Afas. Ga hiervoor naar www.myhubl.com en log in met je emailadres en je zelfgekozen wachtwoord. Ga vervolgens rechts bovenaan de pagina naar ‘Account’ en klik vervolgens ‘Instellingen’.

Hubl portaal

2 Hubl instellingen wijzigen

Links onderin het scherm zie je de optie ‘Verwerk verzoeken via email’. Selecteer hier de optie ‘Stuur verwerkte verzoeken naar een alternatief email adres’, voer in het vak daarachter (onder je eigen email-adres) je Afas postbus adres in. Normaal gesproken is dit omgevingscode@afas.nl.

Nadat je op ‘Verzend’ hebt gedrukt zijn je gegevens opgeslagen en is Hubl ingesteld voor het rechtstreeks doorsturen van je inkoopfacturen naar Afas Profit.

Hubl instellingen wijzigen

3 Facturen verwerken

Nu alles staat ingesteld kun je aan de slag.

Ontvang je een factuur per mail? Stuur deze dan door naar invoices@myhubl.com. Hubl zal de factuur dan voorzien van een boekingsvoorstel in de vorm van een XML en dit samen met de PDF doorsturen naar je eerder ingestelde Afas postvak. In Afas Profit zie je even later de factuur vanzelf binnenkomen in je module E-facturen.

Succes!

Facturen verwerken

Veel gestelde vragen

Alle vragen over koppelen met Afas

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl wijzigen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl eenvoudig aanpassen door even contact met ons op te nemen. Doe je dit voor de 20ste van de maand, dan worden de wijzigingen met ingang van de maand daarop doorgevoerd.

Heb ik internet nodig om facturen te kunnen uploaden?

Open

Hubl is een online dienst. Om facturen via Hubl te laten herkennen heb je daarom altijd een internetverbinding nodig. Via deze internetverbinding kun je facturen op 3 manieren aanbieden: per mail, via de Hubl portal of via de Hubl client.

Hoeveel gebruikers kunnen het programma gebruiken?

Open

Hubl is zo gemaakt, dat je met veel gebruikers tegelijk kunt werken. Het aantal gebruikers dat je binnen een account kunt aanmaken is afhankelijk van je abonnement.

Hoeveel facturen kan ik tegelijkertijd uploaden?

Open

Gebruik je de Hubl portal of de supersnelle client-applicatie, dan kun je al je facturen in één keer uploaden. Ook kun je facturen per mail aan Hubl toesturen; we verwerken dan iedere mail afzonderlijk. Het aantal maximale facturen per maand is afhankelijk van je pakket.

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl opzeggen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl maandelijks opzeggen door ons simpelweg een email te sturen. De juiste gegevens vind je op de contactpagina. Stuur je ons vóór de 20ste een bericht, dan stoppen wij je abonnement automatisch aan het eind van de maand van opzegging.