Een digitale postbus aanmaken Facturen uploaden Inlezen via mail

Introductie

In Exact Online kun je inkomende facturen op verschillende manieren importeren. Je hebt in alle gevallen een zogenaamde ‘Digitale brievenbus’ nodig. In onderstaande stappen leggen we je uit, hoe je zo’n brievenbus aanmaakt.

Om facturen in Exact te kunnen inlezen moet je na deze stappen ook de vervolgstappen onder ‘Factuur uploaden’ of ‘Inlezen via mail’ afronden.

 

Introductie

1 Exact Online inrichten

Log in op Exact Online, klik op je gebruikersnaam rechts bovenin en selecteer ‘Mijn Exact Online’.

Exact Online inrichten

2 Digitale brievenbus toevoegen

In het scherm dat je nu ziet selecteer je in de linker balk ‘Mijn relatiegegevens’ en scroll je vervolgens helemaal naar beneden. Druk nu op de knop ‘Toevoegen’ rechts onderin om een digitale brievenbus toe te voegen.

Digitale brievenbus toevoegen

3 Digitale brievenbus instellen

Er opent zich een nieuw scherm ‘Onderhoud | Digitale brievenbus’, waarin je een digitale brievenbus kunt aanmaken. Neem daarin onderstaande gegevens over:

–          Digitale brievenbus – noreply@myhubl.com    (dit is het email-adres dat Hubl gebruikt om facturen naar Exact Online te sturen)
–          Omschrijving – Hubl brievenbus     (om aan te geven dat je hier je documenten van Hubl gaat verwerken)
–          Geldig t/m – dit veld leeg laten
–          Voor: Administratie – selecteer hier een bestaande administratie
–          Publiceren – wil je facturen ook per email gaan verwerken? Zet dit vinkje dan aan (zie verder ‘Inlezen via de mail’)

Klik vervolgens op ‘Bewaren’ – je digitale brievenbus is nu aangemaakt en klaar voor gebruik

Digitale brievenbus instellen

4 Hubl instellen

We gaan er nu voor zorgen dat Hubl jouw facturen automatisch inleest en voorziet van een boekingsvoorstel. Daarvoor moet je aangeven waar je jouw digitale facturen opslaat (‘input folder’) en waar Hubl deze facturen met het bijbehorende boekingsvoorstel mag wegschrijven (‘output folder’).

Je kunt deze mappen in Hubl instellen via ‘Settings’, ga vervolgens naar ‘Instellingen’ en selecteer de juiste mappen.

Tip: wil je in Hubl meer administraties toevoegen, maak dan in de ‘input folder’ voor iedere administratie een aparte subfolder aan. Vernoem elke subfolder naar de administratiecode of administratienaam.

Hubl instellen

5 Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

Je bent nu klaar om je eerste factuur door Hubl te laten voorzien van een boekingsvoorstel. En dat gaat met de Hubl client eigenlijk vanzelf; het enige wat je moet doen is een inkoopfactuur (pdf, jpeg of tiff bestand) die je hebt ontvangen opslaan op de locatie die je daarstraks als ‘input folder’ hebt aangewezen.

Zodra je een bestandje op deze locatie hebt opgeslagen, gaat Hubl voor je aan het werk. Je kunt de voortgang zelf volgen op het Hubl startscherm. Als Hubl je factuur heeft verwerkt, wordt deze samen met het boekingsvoorstel in de door jou geselecteerde ‘Output folder’ klaargezet.

Tip: je kunt ook gebruikmaken van het startscherm van de Hubl client om facturen aan Hubl aan te bieden, door daar eenvoudigweg een factuur op een van de vakken te slepen.

Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

6 All set!

Je hebt nu Exact Online en Hubl ingericht om aan de slag te kunnen. Bovendien staat je eerste factuur klaar om t worden ingelezen. Klik op een van de buttons bovenaan om te zien hoe je facturen handmatig kunt uploaden en hoe je dit geautomatiseerd kunt doen met behulp van email.

All set!

Introductie

Om facturen naar Exact online te kunnen uploaden, moet je in Exact online eerste een ‘Digitale brievenbus’ aanmaken. Heb je dit nog niet gedaan? Ga dan naar de instructie ‘Digitale brievenbus aanmaken’ hierboven.

Heb je al een Digitale brievenbus voor Hubl aangemaakt? Dan leggen we je hieronder uit hoe je daar facturen in kunt inlezen door ze handmatig te uploaden. Dit werkt relatief eenvoudig, maar er is wel een nadeel: je kunt slechts 1 factuur per keer selecteren/importeren.

Wil je meer facturen tegelijk importeren, dan adviseren wij gebruik te maken van de email-functie. Klik voor verdere uitleg op de button ‘Inlezen via de mail’ hierboven.

Introductie

1 Factuur inlezen in Exact Online

Om een voorstelboeking in te lezen ga je naar ‘Activiteiten’ en klik je vervolgens op ‘Digitale brievenbus’. In het scherm dat zich nu opent klik je vervolgens op ‘Nieuw’. Je kunt nu als volgt een factuur toevoegen:

  • Type een onderwerp in, waaraan je dit nieuwe brievenbusbericht wilt herkennen, bijv. ‘Testfactuur’
  • Selecteer als type ‘Inkoopfactuur’
  • Selecteer als brievenbus ‘Hubl brievenbus’ (of de naam die je zojuist aan de brievenbus gegeven hebt)
  • Klik vervolgens op ‘Bladeren’ en navigeer naar de map ‘Output folder’ die je eerder in Hubl hebt geselecteerd.
  • Selecteer de XML die je in Exact wilt inlezen.
  • Klik op ‘Sluiten’ en selecteer ‘Ja’ op de vraag of je de wijzigingen wilt bewaren

Het venster sluit en je komt terug in het ‘Overzicht | Digitale brievenbus’

Factuur inlezen in Exact Online

2 Factuur in Exact verder verwerken

Om de factuur verder te verwerken klik je in het scherm ‘Overzicht | Digitale brievenbus’ op het document dat je zojuist hebt ingelezen. Je kunt hier de kerkende factuurgegevens controleren, evt. wijzigen en aanvullen met de benodigde gegevens om de factuur om te zetten naar een boeking.

 

Factuur in Exact verder verwerken

Introductie

Om facturen via de mail bij Exact online aan te kunnen bieden, moet je in Exact online eerste een ‘Digitale brievenbus’ aanmaken. Heb je dit nog niet gedaan? Ga dan naar de instructie ‘Digitale brievenbus aanmaken’ hierboven.

Heb je al een Digitale brievenbus voor Hubl aangemaakt? Dan leggen we je hieronder uit hoe je daar facturen naartoe kunt sturen via de mail.

 

Introductie

1 Digitale brievenbus instellen voor inkoopfacturen

Om emails naar je Digitale brievenbus in Exact Online te kunnen sturen, moeten je deze optie in Exact Online beschikbaar maken.

Om bij deze instellingen te komen log je in op Exact Online, klik op je gebruikersnaam rechts bovenin en selecteer je ‘Mijn Exact Online’. klik vervolgens links naar ‘Mijn relatiegegevens’ en scroll helemaal naar beneden tot je jouw eerder aangemaakte ‘Digitale brievenbus’ ziet.

Digitale brievenbus instellen voor inkoopfacturen

2 Digitale brievenbus instellen voor ontvangen emails

Klik onderin het scherm op de eerder door jou aangemaakte Digitale brievenbus (noreply@myhubl.com). Er opent zich een nieuw scherm, klik in de onderste helft op ‘Inkoopfactuur’, er opent zich weer een scherm met daarin de details van deze Digitale brievenbus.

In het scherm zie je achter E-mailadres een emailadres staan: noteer dit adres, je hebt het straks nodig.

Daarnaast zorg je dat achter ‘Toegestane afzenders’ het emailadres ‘norepy@myhubl.com’ is toegevoegd. Hiermee zorg je dat emails die je straks via Hubl verstuurd ook in jouw Exact Online omgeving worden geaccepteerd.

Als je het E-mailadres hebt genoteerd en ‘noreply@myhubl.com’ hebt toegevoegd aan de ‘Toegestane afzenders’ klik je op ‘Bewaren’.

Digitale brievenbus instellen voor ontvangen emails

3 Hubl instellen voor facturen doorsturen

We gaan er nu voor zorgen dat Hubl de facturen die je aanbiedt via de mail doorstuurt naar Exact Online. Ga hiervoor naar www.myhubl.com en log in met je emailadres en je zelfgekozen wachtwoord. Ga vervolgens rechts bovenaan de pagina naar ‘Account’ en klik vervolgens ‘Instellingen’.

Hubl instellen voor facturen doorsturen

4 Hubl instellingen wijzigen

Links onderin het scherm zie je de optie ‘Verwerk verzoeken via email’. Selecteer hier de optie ‘Stuur verwerkte verzoeken naar een alternatief email adres’, voer in het vak daarachter (onder je eigen email-adres) het emailadres in van je Exact Online mailbox dat je in de stap hierboven hebt genoteerd.

Nadat je op ‘Verzend’ hebt gedrukt zijn je gegevens opgeslagen en is Hubl ingesteld voor het rechtstreeks doorsturen van je inkoopfacturen naar Exact Online.

Hubl instellingen wijzigen

5 Facturen doormailen en verwerken in Exact Online

Nu alles staat ingesteld kun je aan de slag.

Ontvang je een factuur per mail? Stuur deze dan door naar invoices@myhubl.com. Hubl zal de factuur dan voorzien van een boekingsvoorstel in de vorm van een XML en dit samen met de PDF doorsturen naar je eerder ingestelde Exact Online postvak. In Exact Online zie je even later de factuur vanzelf binnenkomen in je ‘Digitale brievenbus’, te bereiken via ‘Activiteiten’, ‘Digitale brievenbus’. Maar ook op je dashboard krijg je meldingen indien er facturen voor verwerking klaarstaan.

Klik op het document om het in exact Online verder te verwerken en om te zetten naar een boeking.

 

Succes!

Facturen doormailen en verwerken in Exact Online

Veelgestelde vragen

Alle vragen over koppelen met Exact

Kan ik Hubl ook met mijn boekhoudpakket gebruiken?

Open

Hubl werkt op basis van standaard bestandsformaten, waaronder UBL. Kun je in jouw boekhouding zogenaamde e-facturen inlezen, dan is Hubl ook voor jou beschikbaar.

Kan ik de bestanden van Hubl rechtsteeks in mijn boekhoudpakket schieten?

Open

Vanuit Hubl genereren we altijd een voorstelboeking die geschikt is om door jouw boekhoudpakket te worden ingelezen. De manier waarop je dat in je boekhoudpakket moet inrichten, is per pakket verschillend. We verwijzen je graag naar de instructies op onze website of de website van jouw boekhoudpakket.

Kom je er niet uit? We helpen je graag!

Heb ik internet nodig om facturen te kunnen uploaden?

Open

Hubl is een online dienst. Om facturen via Hubl te laten herkennen heb je daarom altijd een internetverbinding nodig. Via deze internetverbinding kun je facturen op 3 manieren aanbieden: per mail, via de Hubl portal of via de Hubl client.

Hoeveel tijd kost het verwerken van een factuur?

Open

Hubl is razendsnel; het herkennen en analyseren van een factuur duurt gemiddeld zo’n 10 seconden.

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl opzeggen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl maandelijks opzeggen door ons simpelweg een email te sturen. De juiste gegevens vind je op de contactpagina. Stuur je ons vóór de 20ste een bericht, dan stoppen wij je abonnement automatisch aan het eind van de maand van opzegging.