Boekingsvoorstellen uploaden naar Moneybird Moneybird: facturen via de mail inlezen

Introductie

Met Moneybird is het mogelijk om inkoopfacturen (pdf’s en de bijbehorende boekingsvoorstellen) direct in te lezen. Je creëert deze boekingsvoorstellen heel eenvoudig met de Hubl client. Deze leest te verwerken inkoopfacturen uit een map op je laptop of netwerk, voorziet ze van een boekingsvoorstel en schrijft ze vervolgens weg op een door jou opgegeven locatie. Van daaruit kun je ze met een druk op de knop uploaden naar Moneybird.

Introductie

1 Hubl instellen

We gaan er eerst voor zorgen dat Hubl jouw facturen automatisch inleest en voorziet van een boekingsvoorstel. Daarvoor moet je aangeven waar je jouw digitale facturen opslaat (‘input folder’) en waar Hubl deze facturen met het bijbehorende boekingsvoorstel mag wegschrijven (‘output folder’).

Je kunt deze mappen in Hubl instellen via ‘Settings’, ga vervolgens naar ‘Instellingen’ en selecteer de juiste mappen.

Tip: wil je in Hubl meer administraties toevoegen, maak dan in de ‘input folder’ voor iedere administratie een aparte subfolder aan. Vernoem elke subfolder naar de administratiecode of administratienaam.

Hubl instellen

2 Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

Je bent nu klaar om je eerste factuur door Hubl te laten voorzien van een boekingsvoorstel. En dat gaat met de Hubl client eigenlijk vanzelf; het enige wat je moet doen is een inkoopfactuur (pdf, jpeg of tiff bestand) die je hebt ontvangen opslaan op de locatie die je daarstraks als ‘input folder’ hebt aangewezen.

Zodra je een bestandje op deze locatie hebt opgeslagen, gaat Hubl voor je aan het werk. Je kunt de voortgang zelf volgen op het Hubl startscherm. Als Hubl je factuur heeft verwerkt, wordt deze samen met het boekingsvoorstel in de door jou geselecteerde ‘Output folder’ klaargezet.

 

 

Tip: je kunt ook gebruik maken van het startscherm van de Hubl client om facturen aan Hubl aan te bieden, door daar eenvoudigweg een factuur op een van de vakken te slepen.

Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

3 Inkoopfactuur en voorstelboeking inlezen

Tijd om naar Moneybird te gaan… Start Moneybird en ga naar het tabblad ‘Inkomend’, klik hier vervolgens op de button ‘Uploaden’.

Zoals je ziet verschijnt er nu een nieuwe balk in je beeld: je kunt ervoor kiezen een factuur met voorstelboeking op deze balk te slepen, of gebruik de knop ‘selecteer bestanden’. Navigeer naar de map ‘Output folder’ en selecteer daar de bestanden die je in Moneybird wilt inlezen.

Inkoopfactuur en voorstelboeking inlezen

4 Facturen verwerken

Zodra de factuur in Moneybird is ingelezen, verschijnt deze op je overzicht van inkoopfacturen. Klik het document hier aan om het binnen je Moneybird administratie verder te verwerken.

Facturen verwerken

Introductie

Moneybird biedt de mogelijkheid om inkoopfacturen per email in te lezen. Door je inkoopfacturen via Hubl naar Moneybird door te sturen, worden je facturen gedigitaliseerd en komen ze in Moneybird automatisch in de lijst van inkomende documenten terecht.

Introductie

1 Het adres van je Moneybird emailbox ophalen

Als gebruiker van Moneybird heb je automatisch ook een mailbox. Je kunt dit mailadres als volgt opzoeken:

  1. Log in op je Moneybird administratie en klik op ‘Inkomend’
  2. Klik rechts boven op het ‘@’ symbool: op de balk die nu verschijnt staat op de onderste regel het email-adres van je Moneybird mailbox
  3. Noteer / kopieer dit email-adres, we gaan het zo in Hubl invoeren
Het adres van je Moneybird emailbox ophalen

2 Hubl portaal

We gaan er nu voor zorgen dat Hubl de facturen die je aanbiedt via de mail doorstuurt naar Moneybird. Ga hiervoor naar www.myhubl.com en log in met je emailadres en je zelfgekozen wachtwoord. Ga vervolgens rechts bovenaan de pagina naar ‘Account’ en klik vervolgens ‘Instellingen’.

Hubl portaal

3 Hubl instellingen wijzigen

Links onderin het scherm zie je de optie ‘Verwerk verzoeken via email’. Selecteer hier de optie ‘Stuur verwerkte verzoeken naar een alternatief email adres’, voer in het vak daarachter (onder je eigen email-adres) het emailadres in van je Moneybird mailbox dat je in de vorige stap hebt genoteerd.

Nadat je op ‘Verzend’ hebt gedrukt zijn je gegevens opgeslagen en is Hubl ingesteld voor het rechtstreeks doorsturen van je inkoopfacturen naar Moneybird.

Hubl instellingen wijzigen

4 Facturen verwerken

Nu alles staat ingesteld kun je aan de slag.

Ontvang je een factuur per mail? Stuur deze dan door naar invoices@myhubl.com. Hubl zal de factuur dan voorzien van een boekingsvoorstel in de vorm van een XML en dit samen met de PDF doorsturen naar je eerder ingestelde Moneybird postvak. In moneybird zie je even later de factuur vanzelf binnenkomen onder het tabblad ‘Inkomend’.

Klik op het document om het in Moneybird verder te verwerken.

 

Succes!

Facturen verwerken

Veel gestelde vragen

Alle vragen over koppelen met Moneybird

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl wijzigen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl eenvoudig aanpassen door even contact met ons op te nemen. Doe je dit voor de 20ste van de maand, dan worden de wijzigingen met ingang van de maand daarop doorgevoerd.

Heb ik internet nodig om facturen te kunnen uploaden?

Open

Hubl is een online dienst. Om facturen via Hubl te laten herkennen heb je daarom altijd een internetverbinding nodig. Via deze internetverbinding kun je facturen op 3 manieren aanbieden: per mail, via de Hubl portal of via de Hubl client.

Hoeveel gebruikers kunnen het programma gebruiken?

Open

Hubl is zo gemaakt, dat je met veel gebruikers tegelijk kunt werken. Het aantal gebruikers dat je binnen een account kunt aanmaken is afhankelijk van je abonnement.

Hoeveel facturen kan ik tegelijkertijd uploaden?

Open

Gebruik je de Hubl portal of de supersnelle client-applicatie, dan kun je al je facturen in één keer uploaden. Ook kun je facturen per mail aan Hubl toesturen; we verwerken dan iedere mail afzonderlijk. Het aantal maximale facturen per maand is afhankelijk van je pakket.

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl opzeggen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl maandelijks opzeggen door ons simpelweg een email te sturen. De juiste gegevens vind je op de contactpagina. Stuur je ons vóór de 20ste een bericht, dan stoppen wij je abonnement automatisch aan het eind van de maand van opzegging.