Boekingsvoorstellen uploaden naar Reeleezee Reeleezee: facturen via de mail inlezen (aanbevolen)

Introductie

Met Reeleezee is het mogelijk om inkoopfacturen (pdf’s en de bijbehorende boekingsvoorstellen) direct in te lezen. Je creëert deze boekingsvoorstellen heel eenvoudig met de Hubl client. Deze leest te verwerken inkoopfacturen uit een map op je laptop of netwerk, voorziet ze van een boekingsvoorstel en schrijft ze vervolgens weg op een door jou opgegeven locatie. Van daaruit kun je ze met een druk op de knop uploaden naar Reeleezee.

Introductie

1 Hubl instellen

We gaan er eerst voor zorgen dat Hubl jouw facturen automatisch inleest en voorziet van een boekingsvoorstel. Daarvoor moet je aangeven waar je jouw digitale facturen opslaat (‘input folder’) en waar Hubl deze facturen met het bijbehorende boekingsvoorstel mag wegschrijven (‘output folder’).

Je kunt deze mappen in Hubl instellen via ‘Settings’, ga vervolgens naar ‘Instellingen’ en selecteer de juiste mappen.

Tip: wil je in Hubl meer administraties toevoegen, maak dan in de ‘input folder’ voor iedere administratie een aparte subfolder aan. Vernoem elke subfolder naar de administratiecode of administratienaam.

Hubl instellen

2 Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

Je bent nu klaar om je eerste factuur door Hubl te laten voorzien van een boekingsvoorstel. En dat gaat met de Hubl client eigenlijk vanzelf; het enige wat je moet doen is een inkoopfactuur (pdf, jpeg of tiff bestand) die je hebt ontvangen opslaan op de locatie die je eerder als ‘input folder’ hebt aangewezen.

Zodra je een bestandje op deze locatie hebt opgeslagen, gaat Hubl voor je aan het werk. Je kunt de voortgang zelf volgen op het Hubl startscherm. Als Hubl je factuur heeft verwerkt, wordt deze samen met het boekingsvoorstel in de door jou geselecteerde ‘Output folder’ klaargezet.

 

Tip: je kunt ook gebruik maken van het startscherm van de Hubl client om facturen aan Hubl aan te bieden, door daar eenvoudigweg een factuur op een van de vakken te slepen.

Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

3 Inkoopfactuur en voorstelboeking inlezen

Tijd om naar Reeleezee te gaan… Start Reeleezee en ga naar de map ‘Inbox’. Klik vervolgens op ‘Inkoopfacturen’.

Klik vervolgens rechts bovenin het scherm (boven de tekst ‘Scan/Upload’) op het upload-icoontje (vierkantje met pijl naar boven).

Er verschijnt nu een pop-up in je beeld: je kunt ervoor kiezen een factuur met voorstelboeking op deze balk te slepen, of gebruik de knop ‘selecteer bestand’. Navigeer naar de map ‘Output folder’ en selecteer daar de bestanden die je in Reeleezee wilt inlezen. Klik vervolgens op ‘uploaden’.

Zodra de facturen in Reeleezee is ingelezen, verschijnen deze op je overzicht van inkoopfacturen. Klik het document hier aan om het binnen je Reeleezee administratie verder te verwerken.

Inkoopfactuur en voorstelboeking inlezen

Check...And ready for take off!

Om de factuur in Reeleezee te boeken, klik je op een van de facturen uit de lijst.

Introductie

Reeleezee biedt de mogelijkheid om inkoopfacturen per email in te lezen. Door je inkoopfacturen via Hubl naar Reeleezee door te sturen, worden je facturen gedigitaliseerd en komen ze in Reeleezee automatisch in de lijst van inkomende documenten terecht.

Introductie

1 Een mailadres voor je Reeleezee emailbox aanmaken/activeren

Om met Reeleezee facturen per email te kunnen ontvangen, moet je in Reeleezee eerst een email-box aanmaken/activeren.  Dit doe je als volgt:

  1. Log in op je Reeleezee administratie en klik op ‘Inbox’ en vervolgens op ‘Instellingen’
  2. Ga naar het kopje ‘emailadres inkoopfacturen’
  3. In de meeste gevallen zal er onder ‘E-mailadres’ al een adres zijn aangemaakt. Zo niet, of wil je het bestaande adres wijzigen, voeg dan met het ‘+’ teken een emailadres toe
  4. Activeer het mailadres dat je wilt gebruiken door een vinkje te zetten in de kolom ‘Actief’
  5. Noteer het mailadres dat je zojuist hebt geactiveerd (meestal bedrijfsnaam@factuurinbox.reeleezee.nl) en druk rechts onder op de pagina op ‘Opslaan’
Een mailadres voor je Reeleezee emailbox aanmaken/activeren

2 Hubl portaal

We gaan er nu voor zorgen dat Hubl de facturen die je aanbiedt via de mail doorstuurt naar Reeleezee. Ga hiervoor naar www.myhubl.com en log in met je emailadres en je zelfgekozen wachtwoord. Ga vervolgens rechts bovenaan de pagina naar ‘Account’ en klik vervolgens ‘Instellingen’.

Hubl portaal

3 Hubl instellingen wijzigen

Links onderin het scherm zie je de optie ‘Verwerk verzoeken via email’. Selecteer hier de optie ‘Stuur verwerkte verzoeken naar een alternatief email adres’, voer in het vak daarachter (onder je eigen email-adres) het emailadres in van je Reeleezee mailbox dat je in de vorige stap hebt genoteerd.

Nadat je op ‘Verzend’ hebt gedrukt zijn je gegevens opgeslagen en is Hubl ingesteld voor het rechtstreeks doorsturen van je inkoopfacturen naar Reeleezee.

Hubl instellingen wijzigen

4 Facturen verwerken

Nu alles staat ingesteld kun je aan de slag.

Ontvang je een factuur per mail? Stuur deze dan door naar invoices@myhubl.com (dus niet het email-adres dat je zojuist hebt ingesteld!). Hubl zal de factuur dan voorzien van een boekingsvoorstel in de vorm van een XML en dit samen met de PDF doorsturen naar je eerder ingestelde Reeleezee postvak. In Reeleezee zie je even later de factuur vanzelf binnenkomen onder het kopje ‘Email’ van je inbox inkoopfacturen.

Klik op het document om het in Reeleezee verder te verwerken.

 

Succes!

 

Facturen verwerken

Veel gestelde vragen

Alle vragen over koppelen met Reeleezee

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl wijzigen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl eenvoudig aanpassen door even contact met ons op te nemen. Doe je dit voor de 20ste van de maand, dan worden de wijzigingen met ingang van de maand daarop doorgevoerd.

Heb ik internet nodig om facturen te kunnen uploaden?

Open

Hubl is een online dienst. Om facturen via Hubl te laten herkennen heb je daarom altijd een internetverbinding nodig. Via deze internetverbinding kun je facturen op 3 manieren aanbieden: per mail, via de Hubl portal of via de Hubl client.

Hoeveel gebruikers kunnen het programma gebruiken?

Open

Hubl is zo gemaakt, dat je met veel gebruikers tegelijk kunt werken. Het aantal gebruikers dat je binnen een account kunt aanmaken is afhankelijk van je abonnement.

Hoeveel facturen kan ik tegelijkertijd uploaden?

Open

Gebruik je de Hubl portal of de supersnelle client-applicatie, dan kun je al je facturen in één keer uploaden. Ook kun je facturen per mail aan Hubl toesturen; we verwerken dan iedere mail afzonderlijk. Het aantal maximale facturen per maand is afhankelijk van je pakket.

Hoe kan ik mijn abonnement op Hubl opzeggen?

Open

Je kunt je abonnement op Hubl maandelijks opzeggen door ons simpelweg een email te sturen. De juiste gegevens vind je op de contactpagina. Stuur je ons vóór de 20ste een bericht, dan stoppen wij je abonnement automatisch aan het eind van de maand van opzegging.