UBL bestanden uploaden naar Snelstart

Introductie

Met Snelstart is het mogelijk om inkoopfacturen (pdf’s en de bijbehorende boekingsvoorstellen) direct in te lezen. Je creëert deze boekingsvoorstellen heel eenvoudig met de Hubl client. Deze leest te verwerken inkoopfacturen uit een map op je laptop of netwerk, voorziet ze van een boekingsvoorstel en schrijft ze vervolgens weg op een door jou opgegeven locatie. Van daaruit kun je ze met een druk op de knop uploaden naar Snelstart.

 

Introductie

1 Hubl instellen

We gaan er eerst voor zorgen dat Hubl jouw facturen automatisch inleest en voorziet van een boekingsvoorstel. Daarvoor moet je aangeven waar je jouw digitale facturen opslaat (‘input folder’) en waar Hubl deze facturen met het bijbehorende boekingsvoorstel mag wegschrijven (‘output folder’).

Je kunt deze mappen in Hubl instellen via ‘Settings’, ga vervolgens naar ‘Instellingen’ en selecteer de juiste mappen.

Tip: wil je in Hubl meer administraties toevoegen, maak dan in de ‘input folder’ voor iedere administratie een aparte subfolder aan. Vernoem elke subfolder naar de administratiecode of administratienaam.

Hubl instellen

2 Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

Je bent nu klaar om je eerste factuur door Hubl te laten voorzien van een boekingsvoorstel. En dat gaat met de Hubl client eigenlijk vanzelf; het enige wat je moet doen is een inkoopfactuur (pdf, jpeg of tiff bestand) die je hebt ontvangen opslaan op de locatie die je daarstraks als ‘input folder’ hebt aangewezen.

Zodra je een bestandje op deze locatie hebt opgeslagen, gaat Hubl voor je aan het werk. Je kunt de voortgang zelf volgen op het Hubl startscherm. Als Hubl je factuur heeft verwerkt, wordt deze samen met het boekingsvoorstel in de door jou geselecteerde ‘Output folder’ klaargezet.

Tip: je kunt ook gebruik maken van het startscherm van de Hubl client om facturen aan Hubl aan te bieden, door daar eenvoudigweg een factuur op een van de vakken te slepen.

Klaarzetten inkoopfactuur met boekingsvoorstel

3 Inkoopfactuur en voorstelboeking inlezen

Tijd om naar Snelstart te gaan… Start Snelstart en ga klik links op ‘Inkopen’ en vervolgens op ‘Bon of factuur toevoegen’.

In het scherm dat je nu ziet zijn er 2 mogelijkheden om de inkoopfactuur in te lezen: je kunt een factuur met voorstelboeking op het blauwe vlak slepen, of gebruik de knop ‘selecteer bestanden’. Navigeer naar de map ‘Output folder’ en selecteer daar de bestanden die je in Snelstart wilt inlezen.

De factuur met de bijbehorende voorstelboeking wordt nu ingelezen. Vergeet niet om hierna op de knop ‘UBL-bestand opslaan’ te klikken.

 

Inkoopfactuur en voorstelboeking inlezen

4 Facturen verwerken

Zodra de factuur en de voorstelboeking (UBL-bestand) zijn opgeslagen, zijn deze beschikbaar in je Inkoopoverzicht. Je kunt dit Inkoopoverzicht bekijken door links ‘Inkoopoverzicht’ te selecteren. Klik vervolgens op de factuur die je net hebt ingelezen om deze verder af te handelen.

Facturen verwerken